與ISO 14001：1996標準相比，ISO 14001：2004標準4.4.3“信息交流”中的內容有所改變，即由“組織應考慮對涉及重要環(huán)境因素的外部聯(lián)絡的處理，并記錄其決定”，改為“組織應決定是否對它的重要環(huán)境因素與外界進行信息交流，并將其決定形成文件。如決定進行信息交流，就應規(guī)定交流的方式并予以實施?！痹摋l款將涉及重要環(huán)境因素的外界信息交流的決定權賦予組織自身，但組織在作出是否與外界進行交流的決定時，必須考慮以下因素：
一、所有相關方的觀點和信息需求
隨著社會的發(fā)展和公眾環(huán)境保護意識的不斷提高，各群體和個人的環(huán)境需求逐漸增多，公眾要求有更多的環(huán)境信息知情權、環(huán)境決策參與權和環(huán)境政策監(jiān)督權，公眾的環(huán)境信息傳播權在信息時代也不斷加強。這都“迫使”組織不能無視各類群體、個人的觀點和環(huán)境信息需求。ISO 14001：2004標準將這些人歸結為組織的相關方。
相關方可包括組織周邊的單位和居民、非政府組織、顧客、合同方、供方、投資方、應急服務機構和執(zhí)法者等。從ISO 14001：2004標準對“相關方”的定義，我們可將相關方大致分為麗個層面：關注組織環(huán)境績效的相關方——社會層面；受組織環(huán)境績效影響的相關方——鄰居層面。一般而言，社會層面偏重于組織對社會責任的承諾與實現(xiàn)程度，要求組織具有良好的社會形象和守法行為，多關注于組織的發(fā)展戰(zhàn)略、環(huán)境方針、總體環(huán)境目標和環(huán)境管理體系：鄰居層面則比較關注組織對重要環(huán)境因素的控制結果和管理力度，如排放的污染物對周邊環(huán)境和居民的影響，儲存的危險化學品是否被嚴格管理等。組織在進行重要環(huán)境因素交流時，必須分別考慮不同層面相關方的環(huán)境信息需求和愿望。否則，可能會影響組織環(huán)境管理體系的可信度。
二、法律法規(guī)的要求
雖然中國尚沒有單獨的環(huán)境信息公開法，但現(xiàn)有的法律法規(guī)(如《清潔生產促進法》、《環(huán)境影響評價法》)和政府部門規(guī)章(如《關于發(fā)布(環(huán)境保護行政主管部門政務公開管理辦法)的通知》、《關于企業(yè)環(huán)境信息公開的公告》)等，都對環(huán)境信息披露提出了具體要求。
國家環(huán)?？偩?003年發(fā)布的《關于企業(yè)環(huán)境信息公開的公告》明確規(guī)定，各省、自治區(qū)、直轄市環(huán)保部門在當?shù)刂饕襟w上定期公布超標準排放污染物或者超過污染物排放總量規(guī)定限額的企業(yè)名單；列入名單的企業(yè)在每年3月31日以前公布上一年的環(huán)境信息。沒有列入名單的企業(yè)可以自愿參照該規(guī)定進行環(huán)境信息公開。
按照上述公告的規(guī)定，企業(yè)公開的環(huán)境信息內容必須真實、準確，有關數(shù)據(jù)應有3年連續(xù)性。其中，企業(yè)必須公開的環(huán)境信息如下：一是企業(yè)環(huán)境保護方針；二是污染物排放總量，包括廢水排放總量和廢水中主要污染物排放量，廢氣排放總量和廢氣中主要污染物排放量，固體廢物產生量、處置量；三是企業(yè)環(huán)境污染治理．包括企業(yè)主要污染治理工程投資，污染物排放是否達到國家或地方規(guī)定的排放標準，污染物排放是否符合國家規(guī)定的排放總量指標，固體廢物處置利用量，危險廢物安全處置量；四是遵守環(huán)保法律法規(guī)情況，包括環(huán)境違法行為記錄，行政處罰決定的文件，是否發(fā)生過污染事故以及事故造成的損失，有無環(huán)境信訪案件；五是環(huán)境管理情況，包括依法應當繳納的排污費金額，實際繳納的排污費金額，是否依法進行排污申報，是否依法申領排污許可證，排污口整治是否符合規(guī)范化要求，主要排污口是否按規(guī)定安裝了主要污染物自動監(jiān)控裝置，以及污染防治設施正常運轉率、“三同時”執(zhí)行率。
被列入名單中的組織，必須按照《公告》要求，對重要環(huán)境因素進行信息交流和公布。
三、ISO 14001：2004標準的要求
在ISO 14001：2004標準其他條款中，包(隱)含著某些組織須與外界進行信息交流的內容，組織在進行外部信息交流策劃時必須對此加以考慮(包括環(huán)境方針)，必須傳達到所有為組織工作或代表組織工作的人員，并可為公眾所獲取(4.2)。對于組織使用的產品和服務中所確定的重要環(huán)境因素，應建立、實施并保持程序，并將適用的程序和要求通報供方及合同方(4.4.6c)。組織在制定應急準備和響應程序時，應考慮外部聯(lián)絡計劃、救援機構名單(包括詳細聯(lián)絡信息)、周邊設施可能發(fā)生的緊急情況和事故、鄰近單位相互支援的可能性(4.4.7)。在某些情況下，對相關方關注的響應，可包含組織運行中的環(huán)境因素及其環(huán)境影響方面的內容。這些程序中，還應當包括就應急計劃和其他問題與有關公共機構的聯(lián)絡事宜(ISO 14001：2004附錄A4.3)。對于這些內容，組織必須以適當?shù)姆绞脚c外界進行信息交流。
綜上所述，對于環(huán)境影響比較嚴重和較關注社會形象的組織，在作出不與外界交流其重要環(huán)境因素的決定時，應充分考慮相關方的信息需求、法律法規(guī)的要求和ISO 14001：2004標準的要求。同時，考慮到組織主動公開與重要環(huán)境因素有關的信息可能會產生不必要麻煩的情況(例如：企業(yè)周邊的居民可能夸大環(huán)境因素帶來的各種影響，要求企業(yè)給予經(jīng)濟補償?shù)?，ISO 14001：2004標準把與外界進行信息交流的權利交給了組織。
四、與外界信息交流的方式與內容
組織在建立信息交流方案時，應當考慮自身的性質和規(guī)模、重要環(huán)境因素和相關方的性質和需求。其步驟為：
1．收集信息或向相關方征求意見；
2．確定交流對象以及對信息或對話的需求；
3．選擇與交流對象相關的信息；
4．決定與交流對象進行交流的信息；
5．確定進行信息交流的適用方法；
6．評價和定期檢查信息交流過程的有效性。
ISO 14004：2004標準建議組織進行環(huán)境信息交流的內容包括：
1．組織的概況；
2．管理者聲明；
3．環(huán)境方針、目標和指標；
4．環(huán)境管理過程(包括員工和相關方的參與)；
5．組織關于持續(xù)改進和污染預防的承諾；
6．與產品和服務的環(huán)境因素有關的信息，如通過環(huán)境標志和聲明傳達的信息；
7．組織環(huán)境績效方面的信息，包括發(fā)展趨勢(如廢棄物減少、產品維護和以往績效等)；
8．組織符合法律法規(guī)和其他要求，以及針對所確定的不符合采取的糾正措施；
9．報告的輔助信息，如詞匯表；
10．財務信息，如成本節(jié)約或環(huán)境項目投資；
11．可供采用的改進組織環(huán)境績效的策略；
12．有關突發(fā)環(huán)境事件的信息；
13．更多的信息來源，如聯(lián)系人或網(wǎng)站。
組織也可以借鑒歐洲EMAS對組織環(huán)境報告(EnvironmentalStatement)的基本要求：
1．明確、清晰的組織機構描述，包括其活動、產品和服務以及對其母公司的簡單描述；
2．對環(huán)境方針和環(huán)境管理體系的簡要描述；
3．所有重要的環(huán)境因素和環(huán)境影響；
4．與重要環(huán)境因素和環(huán)境影響有關的環(huán)境目標和指標；
5. 與環(huán)境目標指標和重要環(huán)境影響有關的環(huán)境績效的測量結果，包括污染物排放量，廢物產生，資源、能源、水的消耗，噪聲等環(huán)境因素，數(shù)據(jù)應可以逐年比較，以評價組織環(huán)境績效的不斷改善；
6.與環(huán)境績效有關的其他方面，如對應重要環(huán)境因素的法律法規(guī)遵守情況；
7.對環(huán)境報告進行確定的審核員姓名、編號及生效日期（按照EMAS的規(guī)定，組織的環(huán)境報告必須經(jīng)過外部審核員的簽字確認）。
環(huán)境報告一般適用于大型組織， 可面向社會和鄰居層面的相關方。組織與外界進行交流的程序可因交流的信息類型、交流的對象及組織自身的條件等具體情況而有所不同。外部交流的手段除了正式的環(huán)境報告外，非正式的討論、對 外開放日、對焦點問題的溝通、與社區(qū)居民對話、參與社區(qū)活動、網(wǎng)站、電子郵件、新聞發(fā)布會、廣告、通訊簡報、熱線電話等，也是組織尤其是中小型組織的可選方式。
