目前，越來(lái)越多的組織依據(jù)不同的管理體系標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施了多個(gè)管理體系，因此認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)實(shí)施多體系的組織實(shí)施結(jié)合審核已成為一種趨勢(shì)。對(duì)結(jié)合審核，有些人存在一種擔(dān)擾，認(rèn)為處理不好，可能會(huì)影響審核的有效性。本文以質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的結(jié)合審核為例，就結(jié)合審核應(yīng)注意的問(wèn)題談?wù)効捶ā?/DIV>
對(duì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)而言，了解受審核組織的運(yùn)作過(guò)程和活動(dòng)始于合同評(píng)審，也是文件初審、預(yù)訪(必要時(shí))、EMS／OHSMS第一階段審核的一項(xiàng)重要任務(wù)。在界定認(rèn)證業(yè)務(wù)范圍(含確定所需的審核員時(shí)間)、審核組選派、編制審核計(jì)劃的過(guò)程中，如果對(duì)受審核的過(guò)程和活動(dòng)了解不充分，可能會(huì)導(dǎo)致審核組的能力不足或計(jì)劃安排不合理。
比如，同樣是鋼鐵企業(yè)，有的可能擁有圖1(見(jiàn)下頁(yè))中所列的全部過(guò)程，有的除主體生產(chǎn)過(guò)程外，可能僅涉及其中的部分過(guò)程。現(xiàn)實(shí)情況是，由于理解和認(rèn)識(shí)上的原因，有的組織在其提交的認(rèn)證申請(qǐng)及供初審的體系文件中，不能反映其所擁有過(guò)程的全貌。在合同評(píng)審及審核的策劃和準(zhǔn)備階段(含必要的預(yù)訪、EMS和OHSMS第一階段審核)，認(rèn)證機(jī)構(gòu)一方面需要有充分的專業(yè)支持，另一方面需要做深入了解，否則可能遺漏某些客觀存在的過(guò)程。
GB／T 19011—2003《質(zhì)量和(或)環(huán)境管理體系審核指南》3．13條款的“注”中對(duì)審核范圍作了如下解釋：“審核范圍通常包括對(duì)實(shí)際位置、組織單元、活動(dòng)和過(guò)程以及所覆蓋的時(shí)期的描述”。
在審核范圍所包括的4項(xiàng)內(nèi)容中，“實(shí)際位置”指組織開(kāi)展其“活動(dòng)和過(guò)程”所在的地理位置；“組織單元”指組織對(duì)其“活動(dòng)和過(guò)程”負(fù)有管理、執(zhí)行或驗(yàn)證職責(zé)的結(jié)構(gòu)單元；“所覆蓋的時(shí)期”指抽取的審核樣本所覆蓋的時(shí)間范圍?？梢钥闯?，“活動(dòng)和過(guò)程”負(fù)有管理、執(zhí)行或驗(yàn)證職責(zé)的結(jié)構(gòu)單元；“所覆蓋的時(shí)期”指抽取的審核樣本所覆蓋的時(shí)間范圍。可以看出，“活動(dòng)和過(guò)程’’是審核范圍的核心內(nèi)容，也是確定其他幾項(xiàng)內(nèi)容的主線。
多體系結(jié)合審核，通常情況下，不同管理體系的審核范圍會(huì)有所不同。以圖1所述的過(guò)程和活動(dòng)為例，筆者分別說(shuō)明不同管理體系所覆蓋的范圍及審核過(guò)程中需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。
(1)對(duì)質(zhì)量管理體系，如果組織申請(qǐng)認(rèn)證的范圍中僅包括“生鐵的生產(chǎn)”，則主體生產(chǎn)過(guò)程及直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的過(guò)程的輸入和輸出為主要的審核對(duì)象，即圖中的黑體字部分。審核的內(nèi)容應(yīng)包括：過(guò)程的策劃(如煉鐵過(guò)程控制程序、相關(guān)運(yùn)行準(zhǔn)則的審核)，過(guò)程的實(shí)施(如對(duì)煉鐵過(guò)程需要開(kāi)展活動(dòng)的控制情況和運(yùn)行結(jié)果，過(guò)程的輸入、輸出、所使用的資源滿足要求的程度的審核)，檢查(即驗(yàn)證，如對(duì)煉鐵過(guò)程及過(guò)
程產(chǎn)品的監(jiān)測(cè)結(jié)果、過(guò)程數(shù)據(jù)分析結(jié)果的審核)，處置(如針對(duì)煉鐵過(guò)程中某些或某
項(xiàng)活動(dòng)、過(guò)程的輸入輸出、過(guò)程所使用的資源所采取的糾正、預(yù)防或其他改進(jìn)措施的審核)。
(2)對(duì)環(huán)境管理體系，強(qiáng)調(diào)的是區(qū)域和責(zé)任范圍。在劃定的區(qū)域內(nèi)，組織權(quán)限范圍內(nèi)的過(guò)程和活動(dòng)均應(yīng)納入審核范圍。以圖1為例，如果圖中所述的全部過(guò)程活動(dòng)均在劃定的區(qū)域范圍內(nèi)，且管理權(quán)限歸屬于組織，則均應(yīng)納入審核范圍；如果某項(xiàng)活動(dòng)的管理權(quán)限屬于外部組織(如發(fā)電)．但環(huán)境因素不可分(如共用一個(gè)污水管道)，則接口管理應(yīng)納入審核范圍。審核針對(duì)的是過(guò)程的預(yù)期和非預(yù)期產(chǎn)品(含輸入和輸出)及過(guò)程中需要開(kāi)展的活動(dòng)中所包含的重要環(huán)境因素的管理。
(3)對(duì)職業(yè)健康安全管理體系，同樣強(qiáng)調(diào)的是區(qū)域和責(zé)任范圍。對(duì)審核范圍的界定原則同環(huán)境管理體系。從審核的角度，其針對(duì)的是與過(guò)程中所使用的設(shè)施和開(kāi)展的活動(dòng)有關(guān)的危險(xiǎn)源的管理。需要說(shuō)明的一點(diǎn)是，標(biāo)準(zhǔn)中雖然沒(méi)有明示與產(chǎn)品有關(guān)的危險(xiǎn)源，但客觀上存在這樣的危險(xiǎn)源．如過(guò)程中使用和產(chǎn)生的危險(xiǎn)化學(xué)品、危險(xiǎn)物質(zhì)、塵、毒等。
對(duì)多體系審核，為了保證審核的質(zhì)量和效率，除了全面了解組織所擁有的過(guò)程和活動(dòng)，活動(dòng)和過(guò)程的規(guī)模、風(fēng)險(xiǎn)和復(fù)雜程度、發(fā)生的地點(diǎn)、分散程度外，還需要明確哪些屬于不同管理體系共有的過(guò)程，哪些屬于某個(gè)或某些管理體系特有的過(guò)程。例如，如果組織申請(qǐng)認(rèn)證的范圍中僅包括“生鐵的生產(chǎn)”，圖1中黑體字部分為質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系共有的過(guò)程，黑體字之外的過(guò)程為環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系特有的過(guò)程。在審核的策劃和準(zhǔn)備過(guò)程中，應(yīng)考慮到上述因素。選派審核組和分配審核任務(wù)，一方面要注意提高審核效率，另一方面要確保對(duì)每個(gè)體系審核的充分性和質(zhì)量。
三、理解不同管理體系的風(fēng)險(xiǎn)程度、成熟度和關(guān)鍵過(guò)程
(1)某些情況下，同一個(gè)組織，不同管理體系的風(fēng)險(xiǎn)程度不同。以傳統(tǒng)的鋼鐵企業(yè)為例，典型的特點(diǎn)是資源消耗高、能耗高、污染重。從認(rèn)證的角度看，相對(duì)而言，在質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全三個(gè)管理體系中，環(huán)境管理體系的認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)較高。因此，認(rèn)證機(jī)構(gòu)在實(shí)施認(rèn)證能力分析及合同評(píng)審的過(guò)程中，要注意不同管理體系認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)的分析，并確保審核資源的配置及審核組的選派能同時(shí)滿足不同管理體系的認(rèn)證要求。
需要說(shuō)明的一點(diǎn)是，對(duì)存在多現(xiàn)場(chǎng)的組織，除考慮不同體系的認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)外，還需考慮同一體系處在不同區(qū)域的場(chǎng)所的認(rèn)證風(fēng)險(xiǎn)，并依據(jù)不同管理體系認(rèn)證的認(rèn)可規(guī)范中明確的抽樣準(zhǔn)則，確定樣本量和選擇抽樣審核的場(chǎng)所。不能單純?yōu)榱俗非髮徍诵剩^(guò)分強(qiáng)調(diào)不同體系審核樣本量和抽樣場(chǎng)所的一致性。
(2)對(duì)實(shí)施多個(gè)管理體系的組織，通常情況下，在同一時(shí)間節(jié)點(diǎn)，不同管理體系的成熟度會(huì)有所不同。認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)意識(shí)到這一點(diǎn)，在確定對(duì)每個(gè)體系審核所需資源(包括審核員和審核員時(shí)間)、審核頻次和周期時(shí)，要考慮對(duì)體系成熟度的評(píng)價(jià)結(jié)果。通常情況下，對(duì)初次審核，由于所獲取的信息有限，無(wú)法對(duì)每個(gè)體系的成熟度作出完整、準(zhǔn)確的判斷，認(rèn)證機(jī)構(gòu)可依據(jù)不同體系的整體運(yùn)行績(jī)效／業(yè)績(jī)，對(duì)體系的成熟度作出初步判斷。對(duì)體系整體運(yùn)行績(jī)效／業(yè)績(jī)的評(píng)審，可通過(guò)調(diào)閱以下數(shù)據(jù)作出初步判斷：對(duì)質(zhì)量管理體系，如顧客投訴率／質(zhì)量異議率，顧客滿意度指數(shù)，產(chǎn)品一次交驗(yàn)合格率等；對(duì)環(huán)境管理體系，如達(dá)標(biāo)排放率，法規(guī)符合性的總體評(píng)價(jià)結(jié)果，過(guò)去某個(gè)時(shí)間段內(nèi)發(fā)生的環(huán)境污染事故等；對(duì)職業(yè)健康安全管理體系，如法規(guī)符合性的總體評(píng)價(jià)結(jié)果，過(guò)去某個(gè)時(shí)間段內(nèi)發(fā)生的職業(yè)健康安全事故等。其后的審核，在確定審核的頻次和周期，以及審核范圍和抽樣量時(shí)，要充分考慮以往的審核結(jié)果。如果其后的審核全部采用結(jié)合審核的方式進(jìn)行，在確定審核的周期和頻次時(shí)，應(yīng)以風(fēng)險(xiǎn)程度最高、成熟度最低的體系為基準(zhǔn)，否則對(duì)成熟度較低或風(fēng)險(xiǎn)較高的體系應(yīng)增加適當(dāng)頻次的審核或采用其他替代辦法。
(3)“為審核的關(guān)鍵區(qū)域配置適當(dāng)?shù)馁Y源”是對(duì)每個(gè)體系審核的通用要求。通常情況下，不同管理體系所涉及的關(guān)鍵區(qū)域會(huì)有所不同。以圖l為例，如果其申請(qǐng)認(rèn)證的范圍僅包括“生鐵的生產(chǎn)”，對(duì)質(zhì)量管理體系，黑體字部分為需要重點(diǎn)關(guān)注的過(guò)程；對(duì)環(huán)境管理體系，除主體生產(chǎn)過(guò)程外，還需特別關(guān)注煉焦等過(guò)程，而對(duì)例如風(fēng)、水、電、氣的供給這樣的過(guò)程，其環(huán)境因素比較簡(jiǎn)單，但其職業(yè)健康安全的風(fēng)險(xiǎn)卻較高，屬職業(yè)健康安全管理體系的關(guān)鍵過(guò)程。
認(rèn)證機(jī)構(gòu)在審核的策劃和準(zhǔn)備過(guò)程中，除需全面了解組織不同管理體系所涉及的過(guò)程外，還需了解不同管理體系審核需要關(guān)注的關(guān)鍵過(guò)程，并配置適當(dāng)?shù)馁Y源。
四、審核員時(shí)間的安排
通常情況下，多體系結(jié)合審核總的審核員時(shí)間會(huì)低于不同管理體系審核所需審核員時(shí)間之和。在確定結(jié)合審核總的審核員時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)依據(jù)不同管理體系審核準(zhǔn)則的要求，明確對(duì)每個(gè)管理體系審核的審核員時(shí)間，再考慮以下因素，適當(dāng)減少總的及每個(gè)管理體系審核的審核員時(shí)間。
(1)不同管理體系認(rèn)證所依據(jù)的準(zhǔn)則要求中，在收集和評(píng)審審核證據(jù)時(shí)，可以合并實(shí)施的要求，以及對(duì)這些要求的審核所用的審核員時(shí)間在總的審核員時(shí)間中所占的比例。
(2)審核人員的能力。指審核組中具備多體系審核能力的成員數(shù)量。
(3)不同管理體系的整合程度。
需要說(shuō)明的一點(diǎn)是，在判斷組織體系的整合程度時(shí)，除考慮其體系文件是否合并編制、對(duì)體系的綜合管理是否集中統(tǒng)一外，還需要考慮組織的性質(zhì)，組織的工藝裝備水平、管理基礎(chǔ)，過(guò)程和活動(dòng)的性質(zhì)等因素。
對(duì)結(jié)合審核，在考慮提高審核效率的同時(shí)，應(yīng)確保對(duì)每個(gè)管理體系審核的充分性、完整性和有效性，以滿足認(rèn)可規(guī)范中“對(duì)每個(gè)管理體系的審核質(zhì)量不能因結(jié)合審核而受到負(fù)面影響”的總體要求。
五、審核組的能力
“確保審核人員具有的能力與所承擔(dān)的任務(wù)相適應(yīng)”是所有管理體系審核的基本要求。對(duì)結(jié)合審核，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(1)審核組的選派應(yīng)同時(shí)滿足不同管理體系認(rèn)證的需要，以確保每個(gè)管理體系認(rèn)證的有效性，切忌為了追求效率，人為降低對(duì)某個(gè)管理體系審核的能力要求。
(2)較單一體系的審核，多體系結(jié)合審核的審核準(zhǔn)備以及審核過(guò)程中溝通、協(xié)調(diào)的工作量會(huì)大大增加，對(duì)審核組長(zhǎng)的能力，特別是組織和協(xié)調(diào)能力的要求會(huì)更高。認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)意識(shí)到這一點(diǎn)，必要時(shí)，明確對(duì)組長(zhǎng)的能力要求準(zhǔn)則。另外，有時(shí)審核組長(zhǎng)可能不具備所涉及的全部體系的審核能力，此種情況下可以指定分組組長(zhǎng)協(xié)助組長(zhǎng)做好審核準(zhǔn)備及溝通和協(xié)調(diào)工作。但無(wú)論如何，審核組長(zhǎng)及分組組長(zhǎng)的整體能力應(yīng)滿足GB／T 1901 1-2003中7．3．2、7．4．2條款的要求。
(3)對(duì)具備多體系審核能力并承擔(dān)多體系審核任務(wù)的審核員，如果某個(gè)時(shí)間段內(nèi)對(duì)某個(gè)區(qū)域?qū)徍瞬恢挂粋€(gè)管理體系，應(yīng)特別注意時(shí)間的合理分配和審核進(jìn)度的控制，確保完成每個(gè)管理體系所規(guī)定內(nèi)容的審核。
六、編制審核計(jì)劃
對(duì)不同管理體系的審核計(jì)劃可以合并編制。在編制計(jì)劃前，計(jì)劃編制人員應(yīng)獲得足夠的信息，以保證計(jì)劃的適宜性。通常情況下，編制現(xiàn)場(chǎng)審核計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過(guò)以下基本過(guò)程(見(jiàn)圖2)。
某些情況下，由于組織不同管理體系在成熟度、復(fù)雜程度等方面的差異，不同管理體系審核的進(jìn)展情況會(huì)有所不同。結(jié)合審核過(guò)程中，需要根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)對(duì)審核計(jì)劃作出必要的調(diào)整，包括充實(shí)某個(gè)管理體系的審核力量。如果出現(xiàn)這種情況，應(yīng)注意不能以犧牲其他管理體系的審核質(zhì)量為代價(jià)
